爱德基金会项目资金管理规范

发布时间 | 2018-11-10    来源 |

为进一步加强爱德基金会项目的资金管理,形成统一的项目资金管理办法,现根据国家的相关法律法规和爱德基金会的有关要求,并结合各项目区多年来实施项目的经验,特制定本规范。

1.资金管理总则

1.1爱德基金会项目资金应纳入地方政府的财务管理体系、地方政府的监督管理,并接受爱德基金会的监督管理。

1.2爱德基金会项目资金管理应符合我国的《会计法》和《审计法》等有关法律法规。如果本规定部分条款与国家相关法律法规相抵触,应以国家法律法规为准。

2.爱德项目办公室的会计责任

2.1爱德项目办公室会计和出纳必须按照国家有关规定分别设置,不得由一人兼任;项目办公室主任不得兼任会计或出纳。

2.2爱德项目办公室会计应根据国家规定及爱德基金会的具体要求处理财务往来和记账,并妥善保存好所有会计凭证、账簿和相关会计资料。在项目期结束之后,所有的会计资料保存按国家《会计档案管理办法》有关规定执行。

2.3 爱德项目办公室的主任和会计的任免,地方政府或主管部门应及时向爱德基金会通报。项目办公室的主任离任和会计离岗时,必须对其进行离任离岗审计,审计报告需抄报爱德基金会。

2.4严禁挤占、挪用爱德项目资金。如出现挤占、挪用或借用项目资金的情况,爱德项目办公室,特别是主任和会计有责任及时向爱德基金会如实汇报,以便妥善处理。

2.5爱德项目办公室有责任要求项目实施单位按照国家法律法规和爱德基金会的要求单独设置相关项目的会计账目,并监督其财务运行情况。

3.会计账簿和科目设置

3.1 爱德项目办公室应根据国家《事业单位会计制度》设置会计账簿和会计科目。

3.2 爱德项目办公室的项目收支明细账应按爱德基金会批准的项目清单设置。

4.项目资金管理

对于爱德基金会无偿捐助的项目资金,爱德项目办公室应本着“高效、节约和安全”的原则,建立起合适的内部、外部监督机制来加强管理。

4.1资金的申请和拨付

爱德项目办公室申请拨付项目资金时,应根据每年批准的项目年度计划、资金预算和项目实施进度向爱德基金会提出书面申请;爱德基金会将根据项目年度工作计划、资金预算、项目实施进度和项目完成质量予以审核,审核通过后,再行拨付资金。

4.2项目资金的使用和管理

4.2.1爱德项目资金必须专户、专账和专人管理。

4.2.2爱德项目资金必须专款专用,严禁挪用或借给其它单位或个人从事与本项目无关的活动。如有此类情况发生,地方政府及合作部门除必须立即追回项目资金外,还应按照有关规定追究相关人员的责任;爱德基金会将视情节轻重和处理情况,决定缓拨、停拨项目资金或中止项目。

4.2.3  爱德项目办公室在拨付项目资金时,原则上应根据项目计划,按进度分期拨付项目资金到项目具体实施单位。但根据项目实施的具体情况,对于部分爱德项目可预付部分启动资金,待完成并经验收合格后一次性结算;对于某些水利工程和建筑工程等较大型项目,除开始可预付部分启动资金外,项目期间可根据工程进度和资金需求分次拨付部分资金,待工程完成并经验收合格后再按规定拨付余款。

4.2.4爱德项目办公室应要求项目具体实施单位负责收集和整理项目支出原始票据,编制相关会计报表,并定期向爱德项目办公室汇报资金使用情况。经审查原始票据无误并做复印件备份后,才可拨付下一期项目资金。

4.2.5 爱德项目资金往来、支付应通过银行转、汇方式付款。现金支付必须严格遵守国家现金管理办法,每一笔收支应合法并符合爱德基金会的具体规定和要求。一般付款应由会计、经办人、项目办公室主任共同签字。

4.2.6在购买项目物资或设备时,应有两人以上参与。

4.2.7收支核算,凭证为本。每发生一次资金收付活动必须要有可以证明本项收支业务真实性的合法凭证或签字盖章的花名册。

4.2.7.1各级爱德项目办公室或从项目办公室到项目实施单位拨款时必须取得有财政监制章的行政事业单位收款收据;所有项目资金支出付款,应按《发票管理办法》的规定取得正式发票。

4.2.7.2报支项目工程款必须以设计图纸、承建协议书、工程验收报告、工程结算书等为依据。

4.2.7.3项目预付款的领、收、借条仅可作为项目款结算附件;一些项目如种树、种草和坡改梯等,除需取得购买物资的发票或拨款到乡镇的收款收据外,还需有农民领取物资或补助的花名册作为附件。花名册上需写明项目名称、数量、单价、计量单位,并有验收人、付款人、收款人签名和分管领导人签批等手续。

4.2.8爱德项目资金应纳入地方政府的监督、管理和审计体系。每年由地方政府组织对爱德项目资金审计一次,在每年的三月三十一日前向爱德基金会提交上一年度爱德项目资金审计报告。

4.3项目资金利息的使用

所有项目资金产生的利息必须全部用于项目活动。地方项目合作单位必须每年向爱德基金会按期报告利息的数额,如需使用利息,应向爱德基金会提出申请,经同意后方可使用。

4.4行政费用

爱德基金会项目原则上不支持地方项目办公室的行政费用,其行政费用由地方政府配套解决。

4.5项目设备管理

由项目资金出资购买的设备应作为项目固定资产登记在册,在资产负债表(资金平衡表)中反映出来;在项目结束后,应向爱德基金会申报办理相关移交手续。

5.财务报告管理

5.1 财务报告包括资产负债表(资金平衡表)、项目收支明细表、和财务情况说明书。

5.2爱德项目办公室应在每半年结束之后的十五天内向爱德基金会提交半年财务报告和半年内的明细账簿及凭证、票据复印件。爱德项目办公室主任和会计应在半年财务报告、明细账簿和凭证复印件首页上签字并加盖项目办公室公章。

6.单个的小项目资金管理

6.1 由爱德基金会资助的单个的小项目(20万以内)的资金管理,可参考爱德基金会项目资金管理办法实施。

6.2 单个的小项目被批准后,一般需待工程完成并经验收合格后,一次性拨付资助款给项目合作单位,如配套资金存在困难,可以在工期内先拨30%的启动资金。

6.3 项目合作单位应为项目单独设置账目,并在项目结束后十五天内向爱德基金会报送项目结束报告和资金使用情况,并附上相关会计资料复印件、原始票据留项目合作部门保存以备查。爱德基金会将根据需要对项目进行审计。