爱德基金会财务管理规定​

发布时间 | 2018-02-01    来源 | 计划财务团队



第一章  目的

一、目的:为了规范我会的财务行为,加强财务管理,提高资金使用效率,确保捐赠资金的安全和保值、增值,促进公益事业的健康发展,依据《民间非营利组织会计制度》相关规定,并结合我会实际情况,特制定本规定。

第二章  部门职责:

(一)、会计:

1、负责日常会计工作;

2、确认签核项目收款及拨款单据,并入账;

3、汇总、合并单位财务报表,为单位领导提供各种财务数据;

4、定期、不定期对单位的财务状况进行分析,向秘书长办公会议提供财务报表和分析报告,并提出财务合理建议;

5、编制财务计划,收集、整理财务计划执行情况;

6、定期(每季度)向各项目部提供差旅费使用情况;

7、完成领导交办的其他工作。

(二)、出纳:

1、进行费用报销和个人借款的办理;

2、登记现金、银行存款日记账;

3、对外付款结算;

4、项目收款及拨款手续的办理;

5、其他日常出纳工作;

6、完成领导交办的其他工作。

第三章  项目收款流程及规定

一、项目收款流程:

(一)、捐款信息备案:各项目/团队员工收到资助机构或个人的书面捐款信息(通知、传真或电子邮件等)后应及时告知出纳并将有关资料复印后交给出纳备案;捐款到账后应并及时办理入账手续。根据外管局和银行要求,国外捐款到达我会账上后需于一个月内提供捐赠方拨款通知、协议等证明材料给银行确认后资金才可入我会账户;未能及时提供相关证明材料的,捐款将在一个月后被退回汇款方。

(二)、捐款入账方式:

1、电汇托收:收到银行电汇单后,出纳根据各项目/团队员工所提供的来款资料或电汇说明,核对后确认捐款项目和团队,再将电汇单复印件交相关负责人员。各项目/团队确认后,填制捐款用途清单,由各项目/团队主任签字并注明入款金额和项目编号等,交会计开捐赠收据并入帐并由该项目/团队向对方邮寄收据及感谢信。

2、支票托收:我会员工收到支票后加盖我会公章并复印,填制捐款用途清单并交项目/团队主任签字及注明入款项目编号,然后连同来信信封、支票复印件及信件复印件等资料交出纳,待银行托收款到帐后由会计开捐赠收据入帐,并向对方邮寄收据及感谢信。

3、现金捐款:接受现金捐款时,经办人应先根据捐款人意愿填制捐款用途清单并交项目/团队主任签字并注明项目编号后,再由会计开捐赠收据。经办人在收据上签字,后将收据及现金交出纳签收入帐,然后将收据联当面交捐款人(如需邮寄则要提供邮寄地址)。如是邮局汇款,需将邮局的汇款单复印件附后。

4、第三方支付:近年来网络捐赠已成我会捐款的主要来源,而支付宝、财付通等第三方支付方式已成主要的捐款方式,因相关流程相对复杂,具体请参见单独的管理办法。   

第四章  项目拨款流程及规定

一、项目拨款流程:

(一)、各项目/团队员工应根据项目预算和项目进度办理拨款;

(二)、各项目/团队在办理拨款时,可根据项目规模大小、类型等情况,通知收款单位提供“拨款申请书”;或向收款单位发“拨款通知书”;

(三)、收款单位先开具正式发票(盖税务局监制章)或捐赠收据(盖财政部门监制章)同拨款申请书等材料寄至爱德基金会有关项目/团队。情况特殊时可先传真相关复印件或电子扫描件等。

(四)、负责该项目的员工填写拨款通知单,先由项目/团队主任签字后,再由分管的秘书长办公会议成员审核签字。紧急救援项目款、危重病人的大病救助款以及其他特别紧急的拨款,审批人可通过微信、QQ等方式审批同意先拨款,但事后需补签字。电子化审批系统启用后,可通过系统进行审批。

(五)、会计根据该项目计划和实际来款情况审核签字后,交出纳办理拨款手续,出纳凭上述发票或收据以及拨款通知单等,及时汇出拨款。

(六)、如果按上述程序操作确有困难的单位,应在收到我会拨款后两周内,将正式发票或收据寄至我会有关项目/团队,并由经办人员交给会计。

二、拨款相关规定:

(一)、项目拨款应按项目预算和每月拨款计划执行,若有大的变动,需提前一星期通知财务以便备款。

(二)、项目应根据进度和协议分期拨款,临近项目结束前或项目结束并验收审核后最后一次拨款时应特别注意核算余款,预留好审计费用等,以防超支。

(三)、在办理预支项目款拨款时应附上资助方的批准函或书面承诺,在相关项目/团队项目款余额内支出,按财务审批权限进行审批。超出各有关项目/团队项目款余额的,由秘书长审批。项目款预支后相关人员应注意抓紧催款到账。

(四)、各项目/团队在项目区或其他地点举办活动(如研讨会、协调会、短期培训班等),须事先制定预算(包括活动地点、日期、人数、食宿标准等),并到财务室就报销事宜协商一致后,报分管该项目/团队的秘书长办公会议成员批准并将预算报会计备案后方可预拨活动款。活动结束后,财务人员根据项目/团队所提供的支出明细清单的发票(或发票复印件)进行审核结算。

第五章  借款及领取支票的流程及规定

一、 借款流程:

(一)、员工因公(出差或其他工作)需要借款或领用支票,应先填写借款、借支票借据,5000元及以内由其上一级领导审核签字;5000元以上2万元及以内须再经分管该项目/团队的秘书长办公会议成员审核签字;2万元以上5万元及以内还需由分管财务的秘书长办公会议成员审核签字;5万元以上的还须经秘书长审核签字;然后交会计审核签字后,方可办理借款或开具支票手续。

(二)、员工出差回来或用款结束后应及时办理报销和结账手续,前款不清,后款不借。现金在5000元以上的借款,需提前2个工作日向出纳通报以便备款。

二、其他规定:

(一)、员工出访时如相关费用明确由其他机构资助或承担的,其购买机票等相关费用列入其他应收款中的垫付款科目,员工在出访回来后应把资助方所给款项交财务冲销或及时与资助方联系,要求其尽快把相关费用汇给我会。出访回来三个月后费用未能冲销的员工不得再借款或借支票。国外机构派人或组团访问我会及项目,费用由我会代付的,要求与此相同。

(二)、员工在市区办事或采购用品等需小额款项(1000元以内)的,可先自行垫支后再报销费用。

(三)、个别特殊岗位的员工长期办理一些公务需要支出一定款项的,可在每年年初办理借款手续,最高额度不超过1万元,每年年底和财务核销结算后另行办理借款手续。

第六章  报销流程及相关规定:

一、报销流程和票据要求:

(一)、报销发票时,须填写“费用报销单”,报销差旅费,填制差旅费报销单,报销凭证后所附的有关发票要按说明整齐地粘贴在“发票粘贴纸”上,并在封面上写清楚所附票据大小写金额,所附票据与封面内容必须一致。

(二)、票据须根据报销内容和审批权限由其上一级领导审批,并根据报销金额对应的权限经分管的秘书长办公会议成员审核签字,然后由会计审核签字,交出纳报销。

(三)、各部门员工报销,必须携带报帐所需的全部凭证,包括:需要报销的有关发票、收据;大型物资采购的需有“申购单”,符合固定资产标准的还须有固定资产入库单等,具体标准和要求等可另行规定。

(四)、各种凭证、单据一律要求用钢笔、蓝黑或碳素墨水填写,做到内容完整、字迹清晰、工整,不得涂改,人民币大小写要清楚、完整、正确、相符,小写必须写到分位,没有的用0补齐。

(五)、对于发票、收据手续不完备、内容不完整、不合法、有涂改现象,人民币大小写不正确、不相符,不按规定粘贴、不按规定填写报帐凭证的,财务人员有权拒绝给予报帐。

二、相关规定:

(一)、在宁会议费用报销规定

1、 各项目/团队在宁召开会议等活动,应事先制定预算,经项目/团队所属分管的秘书长办公会议成员批准后报行政上备案。由行政管理、项目/团队共同联系考察,商谈价格,并签订合同。会议组织部门在会议结束后提供有关费用明细清单,逐级审批后进行报销。

2、爱德机构层面举办的大型庆典、会议、培训等活动,由行政管理团队负责制定预算,报分管的秘书长办公会议成员批准后,同会议主要组织者共同负责联系相关事宜。报销时经行政管理团队负责人审核签字,并经分管的秘书长办公会议成员审批签字,然后由会计审核签字后,交出纳报销。

(二)、行政费用报销规定

行政费用开支应按行政经费预算执行,行政费用报销时有关单据先由其上一级领导审批签字,再根据财务审批制度中的审批权限由分管财务的秘书长办公会议成员审批签字,然后由会计审核签字,交出纳报销。关于预算内行政费用中的招待费、差旅费、市内交通费等的报销详见下述规定。

(三)、招待费报销规定

1、正式宴请:来访接待应本着热情周到、节俭适度的原则。各项目/团队正式宴请对象原则上是国外捐助机构的代表和国内主要合作伙伴的负责人,每次来访一般安排一次宴请。正式宴请需经秘书长办公会议成员批准后方可进行,并由项目/团队向行政上备案,宴请标准原则上为160/人以内,酒水一般由本会采购自带,标准适中。

2、工作餐:国外和国内来访的一般宾客由各项目/团队根据工作需要安排工作餐,标准为60/人以内。

3、招待费报销时应写明招待对象和就餐人数,报销单据先交所在项目/团队主任签字,再由分管财务的秘书长办公会议成员审批签字,然后由会计审核签字,交出纳报销。

(四)、市内交通费报销规定

1、在南京市区办事时,路途较短的可骑车等前往,路途较远需坐车前往时如有直达或换乘公共交通如地铁、公交车等比较方便的一律乘坐公共交通;在南京郊区办事,或在市区有紧急公务或换乘公共交通不便的,可由行政上安排车辆或经批准后乘出租车前往。

2、市内交通费报销时应写明事由,出租车票据背面应写明出发地和目的地。报销单据先交所在项目或团队主任签字,再由分管财务的秘书长办公会议成员审批签字,然后由会计审核签字,交出纳报销。

(五)、差旅费报销规定

 1、 出差注意事项:

1)、出差应提倡节俭和高效的精神,能一人完成的,不要派两人或多人出差。财务室每季度向各项目/团队提供差旅费使用情况。

2)、报销差旅费5000元及以上的,应提前2个工作日通报出纳以备款。

3)、报销时应提供正式发票或收据,其他票据原则上不予报销。

4)、住宿费发票必须注明姓名、住宿起止日期、房间价格。

2、报销标准:

1)、往返交通费:我会员工出差应按照规定乘坐交通工具,凭票据报销出差交通费。未按规定乘坐交通工具的,超支部分自理。

出发地距目的地车程较短的可乘火车、汽车、轮船,距离较长的可乘坐飞机。高铁和动车外的较慢火车5个小时及以下为短途,5-8小时为中长途,火车车程8小时以上为长途,可乘坐飞机。乘坐标准为:火车-短途乘硬座/软座(二等座),长途可乘硬卧;飞机-经济舱;轮船-三等舱。出差距离较近,既可乘飞机也可乘火车的,如南京-北京等,应尽量乘费用较少的火车,以节约开支。

秘书长办公会议成员、年龄超过五十周岁的员工,出差时可以乘坐软卧。

遇特殊的情况的其他员工,如健康原因、时间节省、费用节约时,或是因紧急救援以及其他紧急工作等未能买到规定标准的交通票时,经分管行政财务的秘书长办公会议成员批准,出差时可以乘坐软卧或其他标准的交通工具等。

2)、市内交通费:在宁乘火车、汽车前往出差地点时,可报销从家或单位至火车站、汽车站的往返公交车、地铁或出租车费;乘飞机时可报销从家或单位至最近的机场巴士乘坐地点的往返公交车、地铁或出租车费。乘飞机时原则上应至少提前两个半小时从家或单位出发,因为个人原因导致的时间延误而乘坐出租车前往机场的不予报销。出差到外地时在协作单位未安排车或中途转车的情况下,可报销机场至市内火车站、汽车站或宾馆的往返公交、地铁或出租车费用;如到外地市内出差进行项目协调,可报销市内下塌宾馆至项目协调地点的往返公共、地铁或出租车费,出租车票上应注明起止地点。

3)、住宿费:报销标准为北京、上海500元或以内;广州、深圳为450元或以内;其他直辖市(天津、重庆)和东南沿海省会城市(杭州、济南、南京、福州、海口)为400元或以内;其他省会城市和东南沿海部分地级市(三亚、宁波、温州、厦门、泉州、苏州、无锡、常州、镇江、青岛、烟台、威海、潍坊、珠海、佛山、东莞、中山)等市为380元或以内;其他城市和地区为350元或以内。若两位同性员工一起出差,则应同住一个标准间,每天报销标准同上。秘书长办公会议成员可住单间。若超出标准,则超标部分不予报销。

员工陪同特别重要的捐赠机构代表或访问团以及政府领导等嘉宾时,根据工作需要,住宿标准经分管行政财务的秘书长办公会议成员批准后可酌情上浮。

(4)、餐饮费:出差期间原则上不予报销个人餐饮费。如陪同外宾、捐赠机构代表、重要捐赠人以及国内专家等一同出差时可根据需要安排工作餐并报销餐饮费,但也应遵循节约的原则予以处理。秘书长办公会议成员在出差进行机构合作联系时,可根据工作的重要性等酌情考虑宴请或请重要合作伙伴等工作餐。餐饮费标准参考招待费标准处理。

5)、通讯费:员工每月已领电话补贴,原则上出差期间不再报销电话等通讯费用。在灾害紧急救援阶段、陪同大型或重要参访团的出差期间可根据工作实际和需要予以酌情考虑,经分管行政财务的秘书长办公会议成员批准后报销。

6)、出差补贴:出差(含国外)期间,不分职务,每人每天100元出差补贴,单位自备车辆前往的为每天90元。

3、差旅费的报销:员工报销出差费用时,审批人直接参与或与其他员工共同参与的活动,报销时应由其所属上一级领导审批签字。

第七章  付款规定

所有超出1000元以上的付款必须通过银行结算(用支票、电汇、等方式),银行支票或汇款必须直接开给或汇给提供材料、设备或服务的单位,不得开给该单位个人或其他无关单位。

第八章  外汇兑换程序

外汇收支两条线,一般情况下,考虑到外汇原则需要外汇兑换(美元、欧元)时由财务人员根据外汇存量、人民币资金需求量、外汇兑换比率和走势等情况,提出外汇兑换建议,报分管财务的秘书长办公会议成员批准后兑换;数额大或特殊情况时需经秘书长办公会议讨论后决定。

第九章  特别规定

我会员工不得以任何名义直接到项目点或项目合作伙伴机构处报销费用

 

 爱德基金会员工出差住宿费标准明细表

 

序号

地点

出差住宿费标准

1

北京、上海

500

2

广州、深圳

450

3

其他直辖市(天津、重庆)和东南沿海省会城市(杭州、南京、济南、福州、海口)

400

4

其他省会城市以及东南沿海部分地级市(三亚、宁波、温州、厦门、泉州、苏州、无锡、常州、镇江、青岛、烟台、威海、潍坊、珠海、佛山、东莞、中山)

380

5

其他城市和地区

350

 

 

 

爱德基金会财务审批管理规定

 

第一章 目的

为进一步加强财务管理,规范财务行为,理顺财务关系,加强项目和行政经费管理,明确财务开支审批程序与权限,特制定本规定。

第二章 审批权限和职责

一、秘书长

(一)、负责审批外汇和涉外项目拨款、一般项目中的特定项目、秘书长基金、特殊项目资金使用以及5万元以上的宣传筹资费用和2万元以上的预算外行政费用报销。

(二)、负责审批副秘书长、秘书长助理、秘书长办公会议成员等差旅费、一般行政费用的报销。

(三)、负责审批副秘书长、秘书长助理、秘书长办公会议成员审批权限以上的各项开支(如100万以上的项目经费拨款等)。

二、秘书长办公会议成员

(一)、副秘书长/秘书长助理(分管财务、人事行政、专项基金/项目等):

1、负责审批我会行政经费捐款、专项基金、员工能力建设项目及分管的特殊项目捐款承收;

2、负责审批所有员工从行政费用中列支的差旅费报销;

3、负责审批预算内、经常性的行政费用支出和报销。具体内容包括:每月员工工资、福利、差旅费、车辆交通费、办公费、邮电费、汇费、水电煤气费、设备费、会议费、保险费、审计费、医疗费、餐费、礼品费、交流活动费和日常杂费等。负责审批2万元以内的预算外非经常性行政费用报销。

4、负责审批由行政经费中支出的5万元以内的宣传筹资费用等。

5、负责审批所负责的专项基金、员工能力建设项目、分管的特殊项目及秘书长授权协助管理的新媒体发展、爱德荟众筹等项目资金的100万元以内的项目经费拨款。

(二)、副秘书长/秘书长助理(分管项目):

1、负责审批所分管的各项目100万以内项目经费拨款。

2、负责审批所分管的各项目主任差旅费和支出的一般行政费用的报销。

3、负责审批由所分管的项目中预算内支出的会议费用和差旅费等的拨款和报销。

(三)、副秘书长/秘书长助理(分管国际交流和传播、培育中心实体):

1、负责审批分管的教育交流和社会组织培育等项目和下属实体机构100万元以内的项目经费拨款;

2、负责审批所分管的项目中预算内支出的会议费用、差旅费、人员费用等的拨款和报销。

3、负责审批我会预算内5万元以内的国际传播费用报销;

4、负责审批所分管的各项目/团队或下属实体主任差旅费和一般行政费用的报销。

(四)、副秘书长/秘书长助理/(分管社会服务项目和实体)

1、负责审批所分管的项目和下属社会服务实体100万以内项目经费拨款。

2、负责审批所分管的各项目/团队或下属实体主任差旅费和一般行政费用的报销。

3、负责审批项目中预算支出的会议费用和差旅费等拨款和报销。

三、各部门/项目主任等负责人

(一)、各项目或团队主任:

1、负责审批本团队项目捐款承收及项目拨款;

2、负责审批本团队员工差旅费和其他日常费用的报销。

四、秘书长办公会议

(一)、讨论并审批我会年度项目经费预算和行政经费预算;

(二)、讨论并审批我会单个项目预算500万元以上的项目经费和单项20万以上预算外非经常性行政经费的开支;

(三)、根据全会工作全年情况,讨论和审批特殊的绩效奖励。

五、财务人员职责

(一)、对违反国家财务管理规定和财会制度以及违反我会财务审批制度及报销规定的开支坚决予以拒付。

(二)、根据各项目经费预算及项目经费到帐情况控制、审核项目拨款。

(三)、根据行政经费预算,控制、审核行政经费开支。

(四)、根据国家有关规定及我会行政预算制定工资、福利发放表等。

 

 

爱德基金会第三方支付方式来款结算方法

第一章 总则

第一条 第三方支付是一种新型的支付模式,它作为买卖双方的中间服务商,通过它特有的服务为买卖双方在交易过程中承担信用保证,从而大大降低了网上交易的风险,迅速成为便捷、高效、普及的支付方式。国内的网络捐赠已成为我会主要的捐赠资金来源,而网络捐赠时通用的第三方支付已经取代银行电汇、现金、支票,成为我会最主要来款方式。为规范我会第三方支付方式的结算,保证来款数据的准确性和及时性,更好的利用第三方支付平台为本会做好筹款和结算工作,我会根据国家相关法律法规及《爱德基金会章程》和《爱德基金会财务管理条例》等,特制定本办法。

第二条 主要第三方支付工具包括支付宝(阿里巴巴系)、财付通(腾讯系)、银联电子支付、快钱、易宝支付、环迅支付、拉卡拉等。支付宝和财付通作为国内第三方支付平台的两大巨头,占据着庞大的市场份额,对第三方支付平台的发展有着举足轻重的作用。本方法以支付宝和财付通为例,分别有两种提款方法,其他来款结算方式可根据具体情况参照这两种方法执行。

第二章 来款结算管理

第三条 支付宝和财付通都是通过账号密码登陆网页版或手机版进行操作。用户登录户名和密码由负责对接支付宝和财付通的团队专人保管,并需在财务室备案。

第四条 支付宝和财付通平台提现默认账号为我会基本户人民币账号。

第五条 支付宝来款结算方法如下:

1、来款途径:支付宝来款分为三种,老版官网接口、新版官网接口、支付宝公益平台。

2、来款方式:按照支付宝相关规定,对公账号入款是自动归集,人工提取到绑定银行账户。

3、结算要求:支付宝经办人需下载日报表按月汇总,每月提取上月来款,制作分账明细表,通过邮件发送给财务室和相关项目负责人,由项目负责人打印明细表、确认入账明细科目并签字后交财务室,财务室根据不同项目和具体要求开具捐赠收据,并将开好的捐赠收据统一交给我会对接支付宝的经办人,经办人再分发到项目负责人,由项目人员邮寄收据和项目资料。

4、票据开具:捐赠人通过支付宝捐款的,可通过两种途径索要捐赠收据:付款时在支付宝后台详细留言收据名称、地址;发送付款截图到公布的指定邮箱。

第六条 财付通来款结算方法如下:

1、来款途径:财付通来款分为乐捐微信接口、乐捐财付通接口、月捐微信接口、月捐财付通接口等。

2、来款方式:按照财付通相关规定,对公账号来款是自动归集,自动提取余额至绑定银行账户,每天按不同途径,分四到五笔提现至绑定银行账户。

3、结算要求:财付通经办人需下载日报表,根据每周来款银行水单金额汇总制作分账明细表,通过邮件发送给财务室和相关项目负责人,由项目负责人打印明细表、确认入账明细科目并签字后交财务室,财务室根据不同项目和具体要求开具捐赠收据,并将开好的捐赠收据统一交给我会对接财付通的经办人,经办人再分发到项目负责人,由项目人员邮寄收据和项目资料。

4、票据开具:捐赠人通过财付通捐款的,可通过两种途径索取捐赠收据:微信公众号提交收据要求;发送付款截图至公布的指定邮箱。

第三章 特殊事项

第七条 为保证来款和支出的明晰,一般情况下我会的支付宝等第三方支付渠道仅用于接受捐款,不可用于项目或其他日常支付。针对捐款人误捐要求退款或者公益项目特殊支付等事项,我会支付宝对公账号可临时开通付款功能。根据支付宝规定,付款开通和支付时除输入登录用户名及密码外,需要另行输入绑定手机的支付密码。为谨慎起见,我会绑定手机号为财务负责人手机号,支付宝确需退款或特殊支付的,需经办人提交书面申请,得到分管的秘书长办公会议成员审批后,方可在财务负责人监督下进行退款或者支付操作,操作完毕后关闭付款功能。

第八条 财付通是零余额模式,不支持付款功能。

第四章 附则

第九条 具体流程详见附件流程图。